Menurut Wijasena, Video Conference
adalah seperangkat teknologi telekomunikasi interaktif yang
memungkinkankan dua pihak atau lebih di lokasi berbeda dapat
berinteraksi melalui pengiriman dua arah audio dan video secara
bersamaan. Video conference pada dasarnya memungkinkan sekelompok
individu di mana pun di seluruh dunia yang mempunyai akses internet
untuk dapat mengadakan pertemuan secara simultan bersama-sama tanpa
harus secara fisik bertemu satu sama lain dalam lokasi tertentu. Ini
adalah metode menggabungkan video dan audio secara simultan sehingga
berarti diskusi atau pertemuan dapat berlangsung secara real-time
melalui internet.
Saat
ini fasilitas video conference menjadi fasilitas yang populer
dikalangan pemerintahan. Trend ini makin populer saat Presiden Susilo
Bambang Yudhoyono melakukan video conference dengan para Gubernur,
Kapolda dan Pangdam menggunakan jaringan Vicon milik Polri. Polri
melalui divisi Telematikanya juga memiliki fasilitas video conference
yang menghubungkan Mabes Polri sebagai Komando tertinggi sampai jajaran
Polda- Polda di seluruh Indonesia yang berjumlah 31 Polda. Video
conference digunakan oleh pimpinan untuk memberikan pengarahan yang
menyangkut kebijakan internal maupun mendukung kebijakan pemerintah,
merupakan sarana K3I yaitu Komando, Kendali, Koordinasi dan Informasi
bagi Polri yang sangat efektif. Polri sendiri mempunyai pusat kendali
untuk video conference untuk keperluan video conference serta
monitoring.
Teknologi Video Conference
Teknologi
inti yang digunakan dalam konferensi video adalah sistem kompresi
digital audio dan video stream secara nyata. Perangkat keras atau
perangkat lunak yang melakukan kompresi disebut dengan codec. Angka
kompresi dapat dicapai hingga 1:500. Digital yang dihasilkan aliran 1s
dan 0s dibagi menjadi paket label, yang kemudian dikirimkan melalui
jaringan digital biasanya menggunakan Integrated Servive Digital Network
(ISDN) dan dengan Internet Protocol (IP). Penggunaan modem audio dalam
saluran pengiriman memungkinkan penggunaan Plain Old Telephone System
atau POTS, dalam beberapa aplikasi kecepatan rendah, seperti
videotelephony, karena POTS mengubah getaran digital ke atau dari
gelombang analog dalam rentang spektrum audio.
Jaringan
video conference Polri di dukung oleh jaringan VPN-IP PT Telekomunikasi
Indonesia, Tbk yang merupakan pemain utama bisnis telekomunikasi di
Indonesia, Hampir semua Polda- polda di seluruh Indonesia tergelar
jaringan VPN-IP, sedangkan untuk Polda- polda yang belum tercover
layanan VPN-IP PT Telkom masih menggunakan jaringan Satelit/VSAT (Very
Small Apeture Terminal).
Komponen lain yang dibutuhkan untuk sistem video conference meliputi:
1. Video input: kamera video atau webcam
2. Video output: monitor komputer, televisi atau proyektor
3. Audio input: mikrofon
4. Audio output: biasanya pengeras suara yang berkaitan dengan perangkat layar atau telepon
5. Data transfer: jaringan telepon analog atau digital, LAN atau Internet
Beberapa Aspek Video Conference yang Ideal :
Simplicity & User Friendly
Perangkat dan system videoconference sebaiknya mudah & simpel dalam
hal pengoperasian (user friendly), pemeliharaan dan pengembangan
berikutnya.
Keamanan & Enkripsi
Pengguna videoconference, terutama top manajemen –VVIP” menuntut jaminan
keamanan “SecureConference” selama berlangsungnya acara. Security &
enkripsi AES – “Advanced Encryption Standard” – 128 bit key dan DES –
56 bit key merupakan suatu jawaban tuntutan keamanan di Video
Conference, bahwa informasi tidak disadap oleh pihak tak berwenang.
Quality
H.264 adalah standart kompresi video terbaru yang mengacu ke MPEG-4 ,
sehingga dihasilkan kualitas gambar lebih bagus dibandingkan dengan
standard video lama (H.263 ).
Value
Investasi yang dikeluarkan harus diimbangi dengan hasil yang didapat,
sehingga terjadi efisiensi, efektivitas, dan pengembangan sumber daya
perusahaan, yang pada akhirnya meningkatkan kinerja perusahaan. (Improve
customer business, effectiveness and efficiency, rapid ROI, full TCO)
High Availibility
Sarana konferensi yg di adakan harus mampu menyediakan pelayanan sewaktu waktu/ any time bagi pengguna.
Performance
Sarana konferensi yang akan diadakan harus mengikuti standard
internasional yg berlaku sehingga mampu menyalurkan informasi citra
bergerak secara real time.
Scalability
Insfrastruktur sarana konferensi video yg akan di adakan harus sejalan
dengan pertumbuhan kebutuhan spesifik untuk user tentang lokasi dan
jumlah pengguna.
Easy to manage
Perangkat konferensi video yang akan diadakan harus mudah untuk di monitor dan di kelola.
System
yang di tawarkan harus merupakan system yang flexible dari segi
upgrading, dimana jika dikemudian hari di butuhkan pengembangan system
ke versi yg terbaru tidak dilakukan penggantian system yg lama secara
global, tetapi hanya di lakukan loading Firmware baru untuk fungsi
fungsi baru, dan juga senantiasa memberikan jaminan spre part dan
support dari pabrikan.
Product
yang dipropose harus mendapatkan jaminan dari principal selama minimal 1
tahun, meliputi sparepart dan tidak ada perubahan merk perangkat serta
kesediaan suku cadang.
Semua
perangkat konferensi video harus mengikuti standard ITU ( Internasional
Telecommunication Union ) untuk beberapa tehnology yang mendukung
didalamnya seperti : techology video/ audio standard, bandwidth standard
,encryption standard streaming standard, wireless standard dan standard
standard yang lainya. Dengan standard tersebut maka konferensi video
manapun dapat saling berinteraksi (interoperability) dengan fungsi
fungsi standard.
Perangkat Video conference harus mampu berpindah jaringan secara ”On-the-Flay” dan tidak perlu memerlukan rebooting.
Berapa keuntungan yang didapat dari komunikasi Video Conference bagi Polri antara lain:
1.
Meningkatkan komunikasi, kolaborasi dan aliran informasi baik informasi
dari pimpinan dalam hal ini penyampaian arahan kebijakan untuk di
sampaikan ke jajaran Polda maupun informasi/laporan tentang kondisi
keamanan dan ketertiban di wilayah sehingga pimpinan (Kapolri) dapat
menilai kemajuan masing masing Polda.
2. Meningkatkan kontak antara Kapolda sebagai unsur pelaksana dengan Kapolri sebagi pembuat kebijakan
3. Membuat keputusan lebih cepat sehingga semua program yang telah dibuat dapat segera terealisasi.
4. Memperpendek waktu, hal ini berkaitan dengan pelayanan terhadap
pimpinan. Pimpinan dapat sewaktu-waktu memberikan pengarahan dalam
kondisi tertentu.
5. Alokasi sumber daya supaya lebih optimal. Berkaitan dengan teknisi yang mengawaki
6. Meningkatkan kualitas personal dan perusahaan
7. Effisiensi Kerja
8. Save Money pengurangan biaya perjalanan, jelas dalam hal ini sangat
mengurangi anggaran yang seharusnya dialokasikan untuk transportasi dan
akomodasi jika rapat setiap Kapolda harus meng
Dalam hal meningkatkan kemampuan komunikasi dan kolaborasi, Video Conference mempunyai kelebihannya antara lain :
- Komunikasi menjadi lebih baik
- Informasi lebih dimengerti dan saling berbagi
- Aliran informasi lebih baik
- Bahasa tubuh, ekspresi wajah, sikap dan nada suara dapat mengungkapkan segalanya
- Dalam hubungan dengan videoconference, perangkat kolaborasi lainnya dapat digunakan secara simultan
- Berbagi presentasi, dokumen dan aplikasi yang berkaitan dengan agenda meeting atau pertemuan.